Recent am participat la o reuniune de experți din domeniul îngrijirii de lungă durată cu titlul ‘’Experts în dialoog over de langdurige zorg en ondersteuning’’ organizată în Utrecht, de ZonMw (Nederlandse organisatie voor gezondheidsonderzoek en zorginnovatie/The Netherlands Organisation for Health Research and Development). Organizația ZonMw stimulează prin subsidii zeci de programe inovative de la cercetare fundamentală până la tratamente noi, prevenție sau îmbunătățirea structurii și funcționării sistemului medical olandez.

Reuniunea a făcut parte din programul LZO (Langdurige Zorg en Ondersteuning) care are ca principal obiectiv să dezvolte cât mai multă expertiză pentru a ajuta la îmbunătățirea calității vieții și sprijinului acordat de profesioniști din sănătate dar și de funcționari (de ex de la primarii, servicii sociale…) persoanelor care suferă de o boală cronică sau au diferite dizabilități. Pentru a cristaliza opinii și a strânge în jurul aceleași mese partenerii implicați într-un proiect atât de complex, organizatorii au apelat la metoda The World Café (Wereldcafé). Au fost participanți din toate sferele implicate în acordare de îngrijire și sprijin persoanelor cu boli cronice și dizabilități: medici de diverse specialități, nurse, psihologi, manageri de spitale/instituții de îngrijire, cercetători, lucrători sociali, funcționari din ministerul sănătății, politicieni. Alături de ei au fost prezenți reprezentanți ai pacienților, persoane cu dizabilități fizice dar și psihice, vârstnici precum și ajutoarelor lor (translatori pentru surdo muți, cîine însoțitor pentru o nevăzătoare).

Brainstorming-ul a fost de înaltă ținută iar locul ales pentru desfășurarea întâlnirii a contribuit la atingerea obiectivelor propuse, un hotel găzduit într-un monument istoric. Clădirile vechi ale Grand Hotel Karel V din Utrecht au fost la origini o mânăstire construită acum 650 de ani de ordinul german Ridderlijke Duitse Orde, de unde și numele de ‘’casa germană’’. În 1807 au fost cumpărate de regele Lodewijk Napoleon pentru a fi transformate în spital militar, ceea ce s-a materializat 20 de ani mai târziu în timpul Regelui Willem I van Oranje. Spitalul militar a funcționat până în 1990. Renovarea pentru transformarea lui în hotel a dus la descoperirea unor vestigii romane din perioada 40 înainte de Cristos – 275 după Cristos, posibil ale fortului numit Castellum Trajectum.

Întâlnirea de experți în stilul The World Café s-a desfășurat în sălile de conferința ale aripii numită simbolic ‘’romană’’. Această metodă de reuniune a fost descoperită întâmplător în 1995, în timpul unei întâlniri de lucru de tip dialog în cerc lărgit, între oameni de afaceri și reprezentanți ai lumii academice, organizată acasă la Juanita Brown și David Isaacs în Mill Valley, California. Ploaia apărută pe neașteptate i-a obligat pe participanți să se mute în interior, să se așeze în grupuri mici în jurul meselor, să continue discuția pe marginea subiectelor propuse și să își scrie ideile pe fețele de masă și bucățele de hârtie. Pentru a face ideile să circule, să fie dezbătute și mai în profunzime și să se lege între ele, persoanele prezente s-au mutat pe rând de la o masă la altă și au continuat discuția.

La mai bine de 20 de ani de când a fost descoperit, modelul The World Café s-a standardizat urmând câteva reguli și principii simple și este cu succes folosit de instituții și organizații mai mari sau mai mici, din toată lumea, ajungând simbolul beneficiilor inteligenței colective și colaborării.

Cele șapte principii de bază ale The World Café sunt:

– stabilește contextul: cine să participe, ce teme să fie discutate, ce se va întâmpla cu ideile exprimate;

– creează o atmosferă ospitalieră pentru că toată lumea să se simtă confortabil, și să fie stimulate creativitatea, gândirea, exprimarea, ascultarea;

– explorează întrebările care sunt relevate, care preocupa grupul; se poate vehicula o singură întrebare sau se poate merge în profunzime, cu alte idei, după fiecare schimbare de grup;

– încurajează pe fiecare să participle, să își exprime ideile, să facă diferența, și acceptă și pe cei care au ales doar să asculte;

– conectează diversele perspective prin ideile vehiculate de la o masă la alta;

– ascultă-l pe celălalt;

– împărtășește ideile colective;

– culege: ultima fază a World Café este ‘’culesul’’, inventarizarea ideilor exprimate, pe flipchart, bilețele sau reprezentări grafice din partea unui illustrator de specialitate.

Din punct de vedere practic se recomanda organizarea care să permită:

– așezarea la o masă a cel mult 5 persoane, și o gazdă/observator, care va rămâne tot timpul la aceeași masă și la următoarea rundă va informa pe scurt despre ideile principale desprinse din branstomig-ul anterior;

– durată de 20 de minute a unei sesiuni și rotația participanților de cel mult 4 ori;

– încurajarea participanților să scrie ideile pe bucățele de hârtie și să le fixeze în mijlocul mesei;

– folosirea aceleași întrebări la fiecare rundă sau întrebări diferite în fiecare rundă pentru a explora subiectul în profunzime; întrebările trebuie să fie simple, clare, provocative, să deschidă noi orizonturi;

– acordarea unei pauze de reflecție după 3 runde pentru a oferi posbilitatea de a împărtăși și a stimula conversația de grup.

  (illustration by Avril Orloff)

În funcție de specific o reuniune The Word Café poate fi numită și Leadership Café, Knowledge Café, Strategy Café, Discovery Café.

Important de reţinut! Acest tip de workshop funcționează după principiul ‘’suntem mai înțelepți împreună decât fiecare în parte’’ și puterea lui se reflectă în interpretarea și valorificarea ideilor ‘’culese’’ atât de organizatori cât și de participanți.

Și totul (de) la o ceașca de cafea … Idei to go ca și café to go….

Graficiana, autoarea posterului de la reuniunea ZonMw: Vanessa Duterloo

You Tube The Word Café